一、工程檔案材料歸檔義務(wù)劃分1、工程準(zhǔn)備材料(包括開(kāi)發(fā)報(bào)建、招招標(biāo)材料等)，由各經(jīng)辦部門(mén)直接向監(jiān)察室歸檔。
2、工程監(jiān)理材料主要由監(jiān)理單位擔(dān)任編制并歸檔。
工程監(jiān)理材料由具有工程監(jiān)理職責(zé)工程部構(gòu)成的，監(jiān)理工程師將監(jiān)理過(guò)程材料在三天內(nèi)，其它監(jiān)理材料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部材料。
已拜托監(jiān)理單位的工程監(jiān)理材料，由拜托監(jiān)理單位構(gòu)成、編制、保管，待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部材料室，工程部材料員對(duì)監(jiān)理材料的構(gòu)成停止監(jiān)視和檢查。 
3、工程施工材料，主要由工程部監(jiān)視控制，施工單位停止詳細(xì)編制、搜集、整理，并在每項(xiàng)分部工程完成后，一個(gè)月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部材料室。

4、工程完工驗(yàn)收材料，由工程部組織，施工單位停止驗(yàn)收材料編制、搜集并按規(guī)則移交給工程部匯總，由工程部牽頭，施工單位配合報(bào)送城建檔案館。

5、工程結(jié)算材料，主要由施工單位及承包單位依照集團(tuán)公司工程結(jié)算目錄停止搜集整理，經(jīng)工程部審核，報(bào)工程主管指導(dǎo)審批，加蓋工程部公章，提交給預(yù)決算部，由預(yù)決算部門(mén)在結(jié)算終了后定期向監(jiān)察室歸檔。
二、工程部材料員日常保管的材料
1、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及旁站計(jì)劃：工程開(kāi)工后，經(jīng)工程部擔(dān)任人審核，報(bào)公司主管指導(dǎo)審批，加蓋監(jiān)理公司公章，10天內(nèi)交工程部材料室存檔。
2、工程開(kāi)工報(bào)告及開(kāi)工令：在工程開(kāi)工3日內(nèi)，由監(jiān)理工程師向工程部材料室歸檔。
3、分包單位資質(zhì)報(bào)驗(yàn)：分包單位進(jìn)場(chǎng)10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復(fù)印件加蓋義務(wù)單位公章后，提交工程部材料室存檔。分包單位主要包括建立單位、監(jiān)理單位、（主體）施工單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、資料檢測(cè)單位、樁根底施工單位、裝修單位（包含鋁合金門(mén)窗）、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。
4、監(jiān)理日志：準(zhǔn)繩上請(qǐng)求監(jiān)理工程師每寫(xiě)完一本監(jiān)理日志應(yīng)于當(dāng)天上交工程部材料室或監(jiān)理公司材料員歸檔。
5、監(jiān)理月報(bào)、總結(jié)：監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報(bào)表報(bào)工程部（或監(jiān)理單位項(xiàng)目）擔(dān)任人審批后蓋章，向工程部（或監(jiān)理單位）材料員移交存檔，材料員需檢查監(jiān)理月報(bào)能否標(biāo)準(zhǔn)及契合請(qǐng)求。工程竣工后，由項(xiàng)目經(jīng)理編寫(xiě)監(jiān)理工程總結(jié)，經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字，報(bào)工程主管（或監(jiān)理單位）指導(dǎo)審批后蓋章，10天內(nèi)向工程部（或監(jiān)理單位）材料員移交存檔。
6、監(jiān)理工作聯(lián)絡(luò)單及回復(fù)：施工單位來(lái)文，由工程部材料員統(tǒng)一接納，監(jiān)理工程師檢查后，由監(jiān)理工程師或工程部材料員將回復(fù)下發(fā)給相關(guān)單位。同時(shí)工程部材料員將每份的聯(lián)絡(luò)單及相關(guān)回復(fù)要兼并一同存檔。